49. ordinære generalforsamling den 19. marts 2019
Til
stede var 16 personer repræsenterende 12 parceller.
Formanden
Marianne Polk bød velkommen.
Punkt
1. Valg af dirigent
Jesper
Højte Stenbæk blev valgt som dirigent.
Dirigenten
konstaterede, at indkaldelsen til generalforsamlingen var udsendt rettidigt og
dermed lovligt varslet.
Punkt 2. Formandens beretning
Bestyrelsesmøder
Siden sidste generalforsamling har bestyrelsen afholdt 5
bestyrelsesmøder. I det forgangne år har vi afsluttet de udfordrende sager, vi
har haft med myndigheder de seneste år.
Godkendelse af nye vedtægter
På en ekstraordinær generalforsamling den 17. april 2018
behandlede og godkendte vi den endelige formulering af de nye vedtægter, så de
svarer til den nye virkelighed efter udmatrikulering af veje og p-pladsen.
Ligeledes blev de suppleret med en tilføjelse om mulig gebyrpålæggelse ved for
sent indbetalt kontingent. Kommunen har godkendt vedtægtsændringerne uden
anmærkninger. De ligger på hjemmesiden under vedtægter.
Kloaksagen
Det sidste punktum i kloaksagen blev sat i efteråret 2018.
Hullet ved den kloak på Ternevej, som startede hele kloaksagen, genopstod i
form af et hulrum under asfalten. FORS satte et kloakfirma på opgaven. De fandt
ikke et hul, men fjernede to drænrør, der ulovligt var sluttet til kloakken, og
lukkede det hele til igen med asfalt og nyt dæksel.
Ejendomsbeskatning af Fællesarealerne (SKAT)
Grundejerforeningen modtog i efteråret svar fra
Skatteankestyrelsen på den klage, vi havde indgivet over en pludselig
værdisætning og beskatning af fællesarealerne, som kom efter udmatrikuleringen
af vejene. Vi fik medhold i sagen og værdien er igen fastsat til 0 kr.
Legepladsen
Det har været meget svært at holde faldunderlaget under
legeredskaberne fri for ukrudt. Ukrudtet kommer lynhurtigt igen. Derfor har
bestyrelsen besluttet at så græs, som kan slås sammen med resten af arealet. I
september inviterede bestyrelsen til arbejdsdag, og der blev fjernet grus,
pålagt jord og sået græs. Området har i efteråret været spærret af for at skåne
det nye græs. Bestyrelsen har fremadrettet ikke planer om at invitere til arbejdsdage,
da der ikke er opbakning til dem, og grundejerforeningen må i stedet for købe sig
til lignende opgaver.
Plejeaftale med Klør Fem
Bestyrelsen har også i 2018 haft aftale med Klør Fem om
græsslåning på fællesarealerne, og det fortsætter i 2019.
Bekæmpelse af råger i Kildemosen
I lighed med de foregående år har bestyrelsen været i
kontakt med Roskilde Kommune om regulering af rågebestanden, men
reguleringen/indsatsen holder ikke længe. Bestyrelsen har desuden italesat
problemet ved et arrangement om rågeproblemer i Viby og ved et møde mellem
grundejerforeninger i Viby/Dåstrup og Roskilde Kommune. Vi opfordrer også
beboere, der føler sig generet af rågerne, til at tilkendegive problemet over
for kommunen.
Picnic
Gennem nogle år har bestyrelsen forsøgt at skabe lidt
socialt samvær gennem et uformelt picnicarrangement på arealet ved legepladsen
i august måned. Desværre har der ikke været nævneværdig interesse for dette
arrangement, så bestyrelsen vil fremover ikke invitere til dette.
Velkomstpraksis
Flere ejendomme i grundejerforeningen er blevet handlet de
sidste par år. Derfor har bestyrelsen udarbejdet en velkomstpraksis: Et af
bestyrelsens medlemmer byder de nye beboere velkommen og får en sludder med dem.
Bestyrelsesmedlemmet medbringer et velkomstbrev, som indeholder praktiske
oplysninger om grundejerforeningen. Det ligger også på grundejerforeningens
hjemmeside under Praktiske oplysninger.
GDPR (General Data Protection Regulation)
Bestyrelsen har udarbejdet en privatlivspolitik for
Grundejerforeningen Birkager, der beskriver, hvilke personlige oplysninger
grundejerforeningen har/kan have om medlemmerne, og hvordan de behandles. Den
fulde tekst kan ses på grundejerforeningens hjemmeside under Privatlivspolitik.
Snerydning (på c-veje)
Et medlem af grundejerforeningen har undersøgt
erstatningsspørgsmålet på stikvejene, som kommunen ikke rydder for sne.
Vejdirektoratet (øverste vejmyndighed) oplyser, at kommunen er ansvarlig, hvis
nogen kommer til skade på vejen pga. sne og is, mens husejeren har pligt til at
rydde fortovet og er erstatningsansvarlig for uheld på fortovet.
Afslutning
På ovenstående baggrund takkede formanden bestyrelsens
medlemmer for deres værdifulde arbejdsindsats i det forløbne år samt revisorerne
for at holde et vågent øje med anvendelsen af grundejerforeningens økonomiske
midler og overlod herefter beretningen til generalforsamlingen.
Efter en kort dialog omkring c-vejene blev formandens
beretning godkendt.
Punkt
3. Forelæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse
Kasseren
fremlagde regnskabet, der blev godkendt uden kommentarer.
Punkt 4.1. Forslag til kontingent
Kontingentforslag
på kr. 600,00 (uændret i forhold til 2018) blev fremlagt og godkendt.
Punkt 5.1 Forslag fra medlemmerne
Der var fremsendt forslag om muligheden for erhvervelse af græsareal ud for
matrikel (på ”Fingrene”) og/eller om muligheden for at sætte en gynge i et træ
og/eller at opføre et lille legehus.
Forslagsstiller
var blevet forhindret i at deltage, og forslaget blev præsenteret af
bestyrelsen, der under henvisning til referatet fra sidste års
generalforsamling samt SKAT’s 0-værdiansættelse af
fællesarealerne ikke fandt det muligt at arbejde videre med et delsalg.
Forslaget
blev drøftet inkl. punktet omkring gynge og legehus.
Der
var bred enighed om ikke at arbejde videre med muligheden for erhvervelse af
græsareal ud for matrikel.
Der
ønskes ikke legehus på "Fingrene," men henvises til legepladsen på
Mågevej. En gynge kan placeres i et træ, men skal tages ned efter endt leg.
Oprydning skal ske af hensyn til græsslåning samt et eventuelt
erstatningsansvar ved uheld med legeredskaberne.
Punkt 6. Valg af medlemmer til bestyrelsen
På
valg var Marianne Polk og Leif Puggaard (begge villige til genvalg).
Marianne
og Leif blev begge genvalgt.
Punkt 7. Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen
1.
suppleant: Lizzie Birgit Larsen blev valgt.
2.
suppleant: Minna Kristensen blev valgt.
Punkt
8. Valg af 2 revisorer og en revisorsuppleant
Jytte
Frenning og Birgit Hansen blev begge genvalgt som revisorer.
Lizzie
Birgit Larsen blev genvalgt som revisorsuppleant.
Punkt
9. Eventuelt
Bestyrelsen ønskede
at høre, om der kunne være stemning for afholdelse af sociale arrangementer i
grundejerforeningen? I så fald skal der laves et lille festudvalg, da
bestyrelsen ikke ønsker at være primus motor for disse. Der er dog krav om
deltagelse af et bestyrelsesmedlem, hvorfor interesserede bedes rette
henvendelse til bestyrelsen via grundejerforeningens e-mail.
Bestyrelsen vil i
det kommende år kontakte nogle af de unge børnefamilier for at opfordre dem til
at komme med ønsker til- og aktivt indgå i et festudvalg.
Der opfordres til,
at alle, der føler sig generet af råger, individuelt sender en klage til
kommunen på e-mail veje@roskilde.dk
Hvis man opdager et
hul i vejen, manglende gadebelysning mv. kan man give kommunen et praj på https://roskilde.dk/giv-et-praj
"Giv et praj -
Roskilde Kommune" findes også som app til
Android og iOS.
Ønske om udvidelse
af Nabohjælp og præsentable matrikler blev drøftet.
Afsluttende
bemærkninger
Formanden
takkede dirigenten og afsluttede herefter mødet.
For
godkendelse af referatet kvitteres hermed:
Marianne Polk Pia Eg Andersen Jens Nørgaard
(referent)
Formand Næstformand Kasserer
Leif Puggaard Vivi Brammer Jesper Højte Stenbæk
Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Dirigent
Konstituering
af den nye bestyrelse blev foretaget umiddelbart efter generalforsamlingen:
Formand: Marianne Polk
Næstformand: Pia Eg Andersen
Kasserer: Jens Nørgaard
Bestyrelsesmedlem: Leif Puggaard
Bestyrelsesmedlem: Vivi Brammer